Introduction :

Faire un état des lieux de manière rigoureuse et précise est essentiel lors de la location d’un bien immobilier, que vous soyez le locataire, le bailleur ou professionnel de l’immobilier. Cet exercice permet d’établir une description détaillée de l’état du logement, tant au niveau des équipements que des parties communes, et constitue une référence importante pour éviter tout litige ultérieur. Dans cette réponse, nous vous fournirons des conseils pratiques sur la façon de réaliser un état des lieux de manière efficace, en mettant l’accent sur les étapes clés, les éléments à prendre en compte et les précautions à prendre pour assurer sa fiabilité. En suivant ces recommandations, vous pourrez effectuer un état des lieux complet et précis, offrant une protection tant au locataire qu’au bailleur.

1) Etat des lieux : Définition

L’état des lieux (ou EDL) est un document contractuel qui dresse un constat précis de l’état d’un logement au moment de l’entrée du locataire. Il répertorie l’état des différentes pièces, des équipements, des murs, des sols, des plafonds, etc. L’objectif est de décrire de manière détaillée l’état du bien et de repérer d’éventuelles anomalies ou dégradations existantes.
C’est la signature de toutes les parties qui valide l’état des lieux. L’EDL est réalisé en deux exemplaires minimum (autant d’exemplaires qu’il y a de parties), l’un pour le bailleur ou son représentant (agence de gestion locative, expert état des lieux, huissier de justice…) et l’autre pour le locataire ou son représentant (parents, compagne ou compagnon…). Il est effectué à la fois lors de la remise des clés au locataire et lors de leur restitution en fin de bail de location. C’est pourquoi on parle d’état des lieux d’entrée et d’état des lieux de sortie du locataire. L’état des lieux est dressé contradictoirement, en présence du locataire, c’est à dire qu’à la sortie l’état des lieux est comparé avec l’état des lieux d’entrée.
état des lieux obligatoire depuis la loi ALUR de mars 2014

La loi pour l’accès au logement et un urbanisme rénové impose que l’état de lieu soit conforme à son modèle défini par le décret du 31 mars 2016. L’état des lieux d’Atamoz est conforme à la loi ALUR.

 

2) l’état des lieux d’entrée du locataire :

L’état des lieux d’entrée dans le logement se réalise le jour de la signature du bail d’habitation, au moment de la remise des clés et avant que le locataire procède à son emménagement. Cet état des lieux est joint au contrat de bail (ou contrat de location) qui peut lui aussi être réalisé dans le respect de la légalité sur Atamoz.fr. Ensuite le locataire peut tranquillement prendre possession des lieux de son lieu d’habitation.

L’état des lieux d’entrée doit mentionner au minimum les informations suivantes :

• Le type : état des lieux d’entrée.
• La date d’établissement de l’EDL..
• L’adresse du logement loué
• Le nom ou la dénomination des parties et le domicile ou siège social du bailleur et du locataire.
• Sinon, le nom ou la dénomination et le domicile ou le siège social de la partie mandatée pour la réalisation de l’EDL.
• Sinon, les relevés des compteurs individuels de consommation d’eau ou d’énergie.
• La description et la destination des clés et moyens d’accès aux locaux à usage privatif ou commun.
• La description précise de l’état des revêtements des sols, murs et plafonds, des équipements et des éléments de l’entièreté du logement.
• Nous conseillons d’ajouter des observations précises, les réserves éventuelles et de prouver ces éléments avec des photos nettes.
• La signature des parties ou des personnes mandatées pour réaliser l’état des lieux locatif. Evidemment, notre état des lieux disponible sur notre site guide les propriétaires comme les mandataires pas à pas dans sa réalisation. L’EDL d’Atamoz vous permet d’entrer dans autant de détails que vous considérez utile de mentionner afin d’éviter les litiges à la sortie avec le locataire.

3) L’état des lieux de sortie du locataire :

L’état des lieux de sortie se réalise le jour du départ du locataire au moment où il quitte le logement et s’opère la restitution des clés. L’état des lieux de sortie se base sur les éléments relevés à l’entrée afin de comparer les différences. Le locataire devra effectuer au moment de sortir de l’appartement une remise en état pour que le logement soit comme lorsqu’il lui a été loué.

En plus des éléments prévus dans l’état des lieux d’entrée, au moment de l’état des lieux de sortie il faut ajouter :

• La nouvelle adresse du locataire.
• Reporter la date de l’état des lieux d’entrée.
• Les différence état de chaque pièce et partie du logement remarquées depuis la réalisation de l’état des lieux d’entrée.
• La signature des parties ou des personnes mandatées pour réaliser l’état des lieux de sortie.

Vous l’avez compris, en cas de litige, ce sont ces deux états des lieux d’entrée et de sortie qui permettront de prouver la responsabilité de telle ou telle partie.

Le document final signé peut être remis au locataire sous format papier ou dématérialisé et l’envoyer par courriel. Nous conseillons de l’envoyer au moins en format dématérialisé PDF directement depuis la plateforme Atamoz afin que le document soit stocké en ligne par le locataire sur son espace personnel.

4) L’état des lieux : un document très important

L’état des lieux revêt une importance capitale tant pour le locataire que pour le bailleur. Pour le locataire, il constitue une preuve tangible de l’état initial du logement, ce qui lui permet d’éviter d’être tenu responsable de dégradations antérieures à son entrée dans les lieux. Cela garantit une certaine équité et protège ses intérêts financiers.

Pour le bailleur, l’état des lieux sert de référence pour évaluer l’état du logement à la fin du bail. Cela lui permet de déterminer si des réparations sont nécessaires et si elles peuvent être imputées au locataire. Sans un état des lieux précis, il serait difficile de faire la distinction entre les dégradations causées par le locataire et celles résultant de l’usure normale.

L’idéal est encore de réaliser un pré-état des lieux afin de ne vous concentrer plus que sur l’essentiel le jour de la signature du bail. En effet, vous pouvez commencer votre EDL sur Atamoz sans le signer tout de suite. Cela vous permet de remplir certaines informations générales que vous connaissez déjà et qui ne nécessitent pas d’être sur place. Le jour de la remise des clés, connectez-vous sur votre tablette et reprenez l’état des lieux, avec le locataire cette fois, où vous l’aviez laissé chez vous ou au travail.

Prévoyez un rendez-vous en journée afin de bénéficier d’une lumière optimale pour remarquer chaque défaut et réaliser des photos de qualité. Aussi, faites-en sorte que l’eau, l’électricité et le gaz soit déjà fonctionnels afin de vérifier l’état de chaque équipement pendant la visite.

5) L’encadrement juridique de l’état des lieux

La législation relative à l’état des lieux varie selon les pays et parfois même selon les régions. Il est donc important de se renseigner sur les lois et les réglementations spécifiques qui régissent les états des lieux dans la juridiction concernée.

En France, par exemple, la loi Alur (Accès au Logement et un Urbanisme Rénové) encadre précisément la réalisation de l’état des lieux. Elle fixe des règles relatives à la rédaction, à la signature, aux modalités de contestation et à la conservation des états des lieux.

Il est donc primordial de se tenir informé des lois en vigueur dans le pays où le bien est situé et de s’y conformer pour une gestion locative conforme à la réglementation.

L’article 1730 du Code Civil précise que « s’il a été fait un état des lieux entre le bailleur et le preneur, celui-ci doit rendre la chose telle qu’il l’a reçue, suivant cet état, excepté ce qui a péri ou a été dégradé par vétusté ou force majeure ».

L’article 3 de la loi du 6 juillet 1989 stipule que le locataire à le droit de modifier ou d’émettre des réserves sur l’état des lieux. Celles-ci doivent intervenir durant les trois premiers mois suivant le début de l’occupation du logement. L’idéal est d’envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception au bailleur si vous ne parvenez pas à obtenir un accord à l’amiable.

La loi Alur-Duflot 2015 prévoit une clause particulière si le contenu de la constatation est source de litige. Le locataire doit respecter un délai de maximum de 10 jours pour demander une modification. Si le bailleur refuse, le locataire peut se retourner à la Commission Départementale de Réconciliation. En dernier recours, le Tribunal d’Instance peut être saisi.

6) Les informations essentielles dans un état des lieux

Un état des lieux doit être rédigé de manière précise et détaillée. Faites plusieurs fois le tour, soyez attentifs et concentrez votre attention sur ces éléments :

• L’état des murs : relevé des éventuelles tâches, fissures ou traces d’humidité.
• L’état des sols : vérification des éventuelles rayures, tâches ou déformations.
• L’état des plafonds : détection de moisissures, de fissures ou d’irrégularités.
• L’état des équipements : vérification du bon fonctionnement des appareils électriques, des installations de plomberie, du système de chauffage, etc.
• L’état des menuiseries : examen des fenêtres, portes, volets pour identifier d’éventuels dysfonctionnements ou dommages.
• Pensez également à réaliser le relevé des compteurs de gaz, eau et électricité.
• On ne le dira jamais assez, prenez des photos pour assortir votre EDL de preuves visuelles.

La vétusté est un concept important à comprendre lors de l’évaluation de l’état d’un logement. Elle désigne l’usure normale et inévitable due au passage du temps. La vétusté n’est pas imputable au locataire et ne peut donc pas être retenue sur le dépôt de garantie. Il est essentiel de faire la distinction entre les dégradations résultant de l’usure naturelle et celles causées par un mauvais entretien ou un usage abusif du locataire. La mention “état d’usage” désigne une usure naturelle qui doit être mentionnée et tolérée par le propriétaire bailleur à l’EDL de sortie et le futur nouveau locataire au prochain EDL d’entrée.

7) La gestion des conflits entre propriétaires et locataires

Pour éviter les conflits lors de la réalisation de l’état des lieux, il est recommandé d’adopter une approche transparente et méthodique. Voici quelques conseils pour faciliter le processus :

Préparez-vous en amont en ayant à disposition tous les outils nécessaires comme votre tablette rechargée et équipée d’un appareil photo, ou un smartphone pour les photos le cas échant. Planifiez une date et une heure convenables pour la réalisation de l’état des lieux, en tenant compte des disponibilités du locataire et du bailleur et prenez le temps de bien faire les choses, pièce par pièce. Effectuez l’état des lieux sous forme de constat contradictoire, en présence des deux parties, afin que chacune puisse exprimer ses observations et vérifier les informations mentionnées. Utilisez des outils numériques spécialisés tels qu’Atamoz, un logiciel de gestion locative en ligne, pour faciliter la création, la signature et le suivi des états des lieux de manière efficiente.

Vous devez vous assurez d’être dans un bon état d’esprit, propriétaire comme locataire, avant de commencer l’état des lieux. L’honnêteté est bien souvent la clé.En suivant ces bonnes pratiques, les risques de conflits seront réduits et le processus d’état des lieux sera plus fluide.

8) La protection du bailleur et du locataire

L’état des lieux joue un rôle majeur dans la protection des intérêts du locataire et du bailleur. Pour le locataire, il garantit qu’il ne sera pas tenu responsable de dégradations préexistantes, ce qui lui évite des litiges potentiels lors de la restitution du bien. Pour le bailleur, il permet d’identifier clairement les détériorations causées par le locataire et de déterminer les responsabilités financières qui en découlent.

En établissant un état des lieux minutieux, les deux parties sont protégées et disposent d’un document de référence objectif en cas de litige.

9) La déduction des réparations de la caution

Lorsque des dégradations sont constatées lors de l’état des lieux de sortie, le bailleur peut déduire les frais de réparations du dépôt de garantie du locataire. Cependant, il est essentiel de respecter certaines règles pour éviter tout litige ultérieur. Voici quelques conseils pratiques :

– Documentez les éventuelles dégradations : prenez des photographies ou des vidéos détaillées des dégradations constatées, en veillant à les dater.

– Obtenez des devis : si des réparations locatives sont nécessaires, demandez plusieurs devis auprès de professionnels qualifiés et conservez-les pour apporter la preuve des coûts engagés.

– Communiquez avec le locataire : informez le locataire des dégradations constatées et des réparations nécessaires, en lui fournissant les justificatifs correspondants.

– Restituez le solde du dépôt de garantie : une fois les réparations effectuées, la restitution du dépôt de garantie au locataire se fait en déduisant uniquement les frais réellement engagés pour les réparations nécessaires.

En agissant de manière transparente et en respectant les obligations légales, les conflits liés à la déduction des réparations du dépôt de garantie peuvent être évités. Cela serait bien plus compliqué en cas d’absence d’état des lieux.

10) Les informations bonus

Outre les éléments de base mentionnés précédemment, il est important de prendre en compte certaines informations supplémentaires lors de la réalisation de l’état des lieux. Parmi elles, on peut citer :

– L’inventaire : s’il existe un inventaire des meubles ou des équipements fournis avec le logement, il est recommandé de le mentionner dans l’état des lieux pour éviter toute confusion ultérieure.

– L’environnement immédiat : il peut être utile de brièvement décrire l’environnement immédiat du logement, comme la présence de commerces, de transports en commun ou d’autres éléments pertinents.

– Le relevé des compteurs : il est conseillé de relever les compteurs d’eau, d’électricité et de gaz lors de l’état des lieux, afin d’établir une base de consommation pour le calcul des charges du locataire ultérieures. Nous jugeons utile de vous répéter cette information parce que par habitude chaque partie est souvent trop concentrée sur l’aspect visuel et en oublie certaines étapes importantes comme les relevés des compteurs et la vérification de l’état de fonctionnement des équipements et installations.

Ces informations complémentaires permettent d’avoir une vision plus complète de l’état du logement et de l’environnement dans lequel il se trouve.

11) Logiciel état des lieux (EDL)

Maintenant que vous avez toutes les clés pour réaliser un état des lieux, il ne vous manque plus que l’outil. Vous trouverez sur internet des “logiciel” d’état des lieux, qui sont bien souvent en réalité uniquement des documents Word exportés au format PDF. Ces modèles d’état des lieux ne font apparaître que des cases avec le nom des pièces, les équipements et un choix pour l’état d’usure trop généraliste. Ils laissent ensuite un cadre pour les observations à remplir à la main sans aucune aide. Bon courage ensuite pour rattacher des photos à un modèle type d’état des lieux PDF imprimé.

Nous avons décidé de prendre le contrepied de cette tendance. Atamoz est un logiciel d’état des lieux complet, qui vous guide pas à pas, afin de vous garantir la création, la signature et l’édition d’un document unique EDL conforme à la loi ALUR, qui fera foi en cas de litige avec le locataire et protégera les parties.

Réalisez un état des lieux gratuitement (lier vers tarifs Aphrodite) comme un pro, que vous en soyez un, ou non. D’ailleurs notre état des lieux est pensé pour tous types de baux d’habitation, même pour un bail commercial.

Conclusion :

Etablir un état des lieux est un outil essentiel dans la gestion locative, protégeant à la fois les intérêts du locataire et du bailleur. En réalisant un état des lieux précis, en étant attentif aux détails et en se conformant à la législation en vigueur, les risques de litiges sont réduits et les parties impliquées peuvent bénéficier d’une location harmonieuse et sécurisée.
En utilisant Atamoz, un  logiciel de gestion locative en ligne, vous simplifiez et optimisez votre saisie d’état des lieux.