Introduction:

Lorsqu’on est propriétaire d’un bien locatif ou locataire, la régularisation des charges locatives est une étape importante à effectuer. Cela permet de répartir équitablement les dépenses liées à la gestion et à l’entretien du logement entre le propriétaire et le locataire. Dans cet article, nous vous guiderons à travers les démarches à suivre pour régulariser les charges locatives de manière transparente et conforme à la législation en vigueur.

1) Comprendre les charges locatives :

Avant de régulariser les charges locatives, il est essentiel de comprendre quels types de dépenses peuvent être considérées comme des charges locatives. Il s’agit généralement des frais liés à l’entretien des parties communes de l’immeuble (ascenseur, jardin, hall d’entrée), des frais de chauffage, d’eau, d’électricité, etc. Les charges locatives peuvent varier en fonction de chaque logement et des modalités spécifiées dans le contrat de location. 

2) Vérification des provisions sur charges :

Dans la plupart des cas, les locataires paient mensuellement une provision sur charges, une avance calculée sur la base d’une estimation des dépenses annuelles. La régularisation des charges intervient lorsque les dépenses réelles sont connues, afin d’ajuster le montant payé à l’avance avec les dépenses réelles. Il n’est pas nécessaire d’attendre la date anniversaire du bail.

Pour procéder à la régularisation, le propriétaire doit calculer les dépenses réelles pour la période concernée (généralement une année civile). Cela peut impliquer la collecte de factures, de relevés de compteurs et d’autres documents justificatifs. Une fois les dépenses réelles connues, le propriétaire peut comparer celles-ci avec les provisions sur charges versées par le locataire.

3) Notification au locataire :

Une fois le décompte établi, le propriétaire doit notifier le locataire de la régularisation des charges. Cette notification peut être faite par écrit, de préférence par lettre recommandée avec accusé de réception, ou par tout autre moyen permettant d’obtenir une preuve de la notification. La notification doit mentionner le montant à régulariser, les dépenses prises en compte et les pièces justificatives jointes.

4) Méthode de régularisation :

Il existe différentes méthodes pour régulariser les charges locatives. La méthode la plus courante est la régularisation annuelle, qui consiste à comparer les provisions sur charges payées par le locataire avec les dépenses réelles sur une période d’un an. Pour cela, il faut s’appuyer sur les chiffres fournis par le syndic de copropriété. Une fois la différence calculée, le montant à régulariser peut-être soit remboursé au locataire si les provisions sur charges ont été surestimées, soit réclamé au locataire si les provisions sur charges ont été sous-estimées.

Il est également possible d’opter pour une régularisation semestrielle ou trimestrielle, en fonction des modalités spécifiées dans le contrat de location. Dans ce cas, le processus de régularisation est effectué plus fréquemment, ce qui permet d’ajuster plus rapidement les montants provisionnels.

En réalité le propriétaire peut aussi décider de se faire rembourser de dépenses ponctuelles en apportant un justificatif comme une facture.

5) Le cas particulier des charges forfaitaires :

Les charges peuvent être payées au forfait, mais ne feront alors pas l’objet d’une régularisation. Le forfait correspond à une somme fixée par avance qui peut être un pourcentage du loyer. Ce forfait suit donc généralement l’indice de référence des loyers. Si le locataire consomme moins que ce qu’il dépense, il ne sera pas remboursé par le propriétaire. Cependant s’il consomme plus que ce qu’il consomme, il n’aura pas de surplus à payer au propriétaire. La régularisation est donc réservée aux charges réelles.

En général les charges sont réelles pour les locations vide, sauf en cas de colocation où un forfait peut être mis en place. En cas de location meublée, le propriétaire bailleur décide de demander une provision sur charge ou un forfait.

6) L’intérêt des charges mensualisées :

Payer de façon mensuelle les charges permet tout simplement au locataire de ne pas être dépassé par une lourde dépense qui tomberait d’un coup. Aussi, elle permet au propriétaire de ne pas avoir à avancer trop de frais tout au long de l’année. L’idéal est d’une année sur l’autre réévaluer le montant des provisions ou du forfait en se reportant aux dépenses effectuées sur l’année qui vient de s’écouler.

7) Paiement ou remboursement :

Une fois la régularisation effectuée, le locataire doit payer le montant à régulariser ou se voir rembourser le cas échéant. Le paiement ou le remboursement doit être effectué dans les délais spécifiés par la législation en vigueur. Il est recommandé d’établir un reçu ou une quittance de paiement pour une traçabilité et une preuve de la transaction.

8) Paiement ou remboursement :

Il arrive que le locataire parte avant la régulation, ainsi le propriétaire qui est en attente de l’arrêté annuel des comptes peut conserver maximum 20% du dépôt de garantie tant que la dernière régulation de charge n’est pas intervenue. Le propriétaire dispose de 3 ans pour récupérer les arriérés de charges.

9) Contestation et recours :

En cas de désaccord ou de litige concernant la régularisation des charges locatives, il est important de connaître les voies de recours disponibles. Le locataire a le droit de contester le décompte des charges et de demander des justifications supplémentaires. Si aucun accord n’est trouvé, il est possible de faire appel à un médiateur ou de saisir la commission départementale de conciliation. En dernier recours, le litige peut être porté devant les tribunaux compétents.

Conclusion :

La régularisation des charges locatives est une étape essentielle pour établir une répartition équitable des dépenses entre le propriétaire et le locataire. En comprenant les charges locatives, en vérifiant les provisions sur charges, en établissant un décompte précis, en notifiant le locataire et en respectant les délais de paiement ou de remboursement, vous pourrez effectuer la régularisation de manière transparente et conforme à la législation. Sinon c’est que vous avez opté pour un forfait et aucune régulation ne sera possible, dans le sens du propriétaire comme dans celui du locataire.

En suivant les étapes décrites dans cet article, vous serez en mesure d’effectuer la régularisation des charges locatives de manière efficace et transparente. Cela permettra d’éviter les malentendus et les conflits potentiels entre le propriétaire et le locataire, tout en assurant une gestion financière équitable.

N’oubliez pas que la communication ouverte et la transparence sont essentielles lors de la régularisation des charges locatives. Il est recommandé d’établir une relation de confiance avec votre locataire en fournissant des explications claires et en répondant à toutes leurs questions ou préoccupations concernant la régularisation.

Enfin, pour simplifier le processus de régularisation des charges locatives, vous pouvez utiliser des outils et des logiciels spécialisés qui facilitent le calcul, l’établissement du décompte et la communication avec le locataire. Ces outils peuvent vous aider à gagner du temps, à éviter les erreurs de calcul et à fournir une documentation claire et professionnelle à toutes les parties concernées.